Ich will nach Digitalien

Gefühlte 10 Aktenordner, ein undurchdringlicher Berg an Daten auf Papier. Auch wenn eine zeitliche Ordnung möglich ist, so ist es hin und wieder nicht möglich, alles in die richtigen Ordner zu heften.

Meine Datenhaltung, die über die Jahre mittlerweile einigermaßen perfektioniert ist, bedarf nun einer Optimierung in Richtung digitales Dokumentenmanagement.

Da will ich hin:

  • Schlagwortsuche
  • Volltextsuche
  • Zeitfenster eingrenzen — z.B. alle Rechnungen aus dem Jahr 2012 für die Steuer zusammenstellen
  • Kategorien vergeben — z.B. Versicherung, Rechnung, Aufbauanleitung, Garantiekarte etc.
  • Dokumentenablage
  • OCR Scan von gedruckten/gescannten Unterlagen

Die Challenge

Derzeit pustet neben mir das MacBook fleißig vor sich hin und rödelt mit doo.net von mir definierte Ordner durch. Es soll laut Webseite am Ende alles Verschlagwortet und in Kategorien einsortiert sein. Die Optik ist zunächst einmal sehr schick und Mac-like.

Was noch fehlt:

Ein Scanner, am besten ein platzsparendes Gerät, mit automatischem Dokumenteneinzug. Dann sollte direkt ein PDF erstellt werden, OCR drüber laufen und alles an einem Ort abgelegt werden, auf den das Dokumentenmangement mit seiner  Indexierung zugreifen kann. Ein Kanditat wäre bereits gefunden.

———

Obenstehendes hatte ich bereits im Mai diesen Jahres getippt. Und nun Ende des Jahres ist das Ziel digitale Dokumentenlagerung fast erreicht! Anstatt einem neuen Scanner wurde mein Kodak Multifunktionsichscanneallesmitautomatikeinzug reaktiviert. Mit ein wenig Anpassung der Konfiguration kann der Scanner nun (Mehrseiten-) PDFs erzeugen, diese automatisch in einen Datumsordner legen. Fertig. Fehlt nur noch die richtige Sortierung in einen passenden Unterordner und einer passenden Benennung der Datei für eine spätere Findbarkeit.

Aktuell hat sich das oben schon beschriebene doo.net als sehr funktionell erwiesen. Es bringt eine ordentliche Texterkennung mit und lässt sich dann von Hand mit Schlagworten, Datum, Personen etc. pp. noch labeln und später wiederfinden. Die bekannten Unternehmenskoresspondenzen werden gut erkannt. Datumserkennung ist leider noch nicht wirklich erkennbar und auch werden teilweise Kreuzverbindungen geschaffen, die keinerlei direkten Bezug mit den Dokumenten haben, so dass hier noch einmal Handarbeit angesagt ist. Aber wenn alles erst einmal eingerichtet ist, dann sollte dem Papierlosen Büro nichts mehr im Wege stehen.

4 Kommentare zu „Ich will nach Digitalien

  1. Klingt doch super soweit. Und was machst du mit den original Papierunterlagen? Nach Datum sortiert in Ordner? DIrekt in den Schredder?

    1. Die kommen dann chronologisch in Ordner und wandern dann den Schrank. Man weiß ja nie, was mit Daten passiert, mit Formaten und so weiter und so fort. Das ganze muss ja teilweise 10 Jahre aufgehoben werden. Und das tut ja keinem so weh.

  2. Klingt doch super soweit. Und was machst du mit den original Papierunterlagen? Nach Datum sortiert in Ordner? DIrekt in den Schredder?

    1. Die kommen dann chronologisch in Ordner und wandern dann den Schrank. Man weiß ja nie, was mit Daten passiert, mit Formaten und so weiter und so fort. Das ganze muss ja teilweise 10 Jahre aufgehoben werden. Und das tut ja keinem so weh.

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